Por Phelipe Siani
Só quem empreende entende quanto tempo a gente perde com aquela quantidade absurda de tarefas “invisíveis” que existem na nossa rotina. Não é impressão: uma pesquisa recente mostrou que micro, pequenas e médias empresas brasileiras gastam 21,47 horas por semana só com controle de gastos, reembolsos e outras burocracias financeiras. Esses números foram tirados da pesquisa Primeiro Panorama da Gestão de Despesas Corporativas no Brasil, feita em 2024.
A gente está falando de quase dois dias e meio inteiros dedicados a tarefas que poderiam ser automatizadas.
E, quando a gente olha para os mais de 20 milhões de CNPJs que existem no país, a conta fica mais cara do que comer todo dia em restaurante com estrela Michelin. A burocracia custa quase 80 bilhões por ano só para as pequenas empresas no Brasil. Isso dá algo em torno de 120 dias úteis por ano gastos apenas com atividades administrativas, o tal do backoffice.
Mas, se tempo é dinheiro, a inteligência artificial já pode ser considerada uma máquina de imprimir cédula. Principalmente num momento em que, segundo o Sebrae, 44% dos pequenos negócios brasileiros já estão usando algum tipo de inteligência artificial, principalmente em atendimento e comunicação.
Por onde começar a usar inteligência artificial no negócio
Se você não está fazendo isso, vale pensar em acelerar a implantação dessa tecnologia do bem no seu negócio. Principalmente quando falamos de inteligência artificial, faz muito sentido começar automatizando rotinas simples e tarefas que não são core, ou seja, tudo aquilo que precisa ser feito sempre, mas não tem relação direta com a atividade principal da empresa.
Pensa numa padaria, por exemplo. A atividade principal é fazer pães, bolos, salgados e por aí vai. Mas administrar o financeiro e lidar com postagens em redes sociais também são tarefas importantes, mesmo não sendo centrais. É esse tipo de atividade que pode ser terceirizada para um ChatGPT da vida, entendeu?
O que dá para automatizar quase imediatamente
1. Lembretes automáticos de pagamento
Ferramentas que avisam o cliente antes e depois do vencimento, como o assistente de cobranças do Nu Empresas, reduzem a inadimplência, tiram o peso da cobrança manual e ajudam a manter o fluxo de caixa organizado.
2. Conciliação financeira e categorização automática
Sistemas que importam extratos e classificam cada gasto sozinhos eliminam horas de planilha. Um pequeno negócio no Brasil gasta mais de 21 horas semanais só nessa área, e é exatamente aqui que o ganho aparece bem rápido.
3. Respostas rápidas no WhatsApp Business e no e-mail
Modelos salvos, etiquetas e mensagens automáticas reduzem bastante o tempo de resposta e evitam que conversas importantes se percam no meio do caos.
4. Pós-venda automático
Sequências simples de mensagens, como agradecimento, instruções e pedido de feedback, aumentam muito a satisfação e a recompra sem você precisar lembrar de cada cliente. Aqui entram os CRMs, aquelas ferramentas de organização dos clientes ativos ou daqueles para quem você quer vender. Duas opções boas, que eu inclusive já usei, são RD Station e HubSpot.
5. Agendamento de conteúdo
Se você tem dificuldade de pensar em conteúdo para redes sociais, vale planejar um único dia do mês para deixar todas as postagens programadas. Dá para fazer isso direto no Meta Business Suite, que concentra as ferramentas da Meta, ou em plataformas especializadas, como o mLabs.
Automatizar não é complicar
Tudo isso é só sugestão. Só você sabe onde o seu calo aperta mais. Minha orientação é começar pelo maior gargalo e testar algumas dessas tecnologias por um período, algo como 30 dias.
O mais importante é entender que a melhor ferramenta é aquela que você se sente confortável usando. Se não for assim, não funciona. Automatizar parece uma palavra complexa, mas não tem nada a ver com transformar o negócio numa fábrica de robôs. Automatizar é recuperar tempo para pensar, criar, vender e fazer a empresa crescer.
Os dados mais recentes mostram que adotar automações simples, como essas que eu citei, resulta em ganho de produtividade, redução de custos e uma relação muito melhor com os clientes.
Entrar em 2026 mais organizado não precisa ser uma revolução. Comece pequeno, mas comece certo, com estratégia. E, se tiver dúvida, conte com a gente para ajudar sempre que você precisar.
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Descomplicando o seu Negócio: a coluna de empreendedorismo do blog do Nubank
A partir de agora, o blog do Nubank conta com uma nova coluna mensal: Descomplicando o seu Negócio, conduzida pelo jornalista e empreendedor Phelipe Siani. Este é um espaço para inspirar, provocar reflexões e mostrar, na prática, que é possível simplificar a rotina do seu negócio de maneira leve, eficiente e inteligente.
Todos os meses, Phelipe Siani compartilha informações, dicas, tendências, tecnologias e estratégias que podem facilitar o dia a dia de quem empreende. Sempre de forma acessível e direto ao ponto.
Phelipe Siani é comunicador, empresário e palestrante, com mais de 20 anos de experiência em jornalismo, criação de conteúdo e desenvolvimento de negócios. Atualmente, é âncora da CNN Brasil e fundador da PHS Holding, grupo que reúne empresas como Albuquerque Content, Trofeo Studio e Office Connection, voltadas à produção de conteúdo, audiovisual e soluções corporativas.
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